Cómo convertiros en diseñadores, community managers y gestores en un clic

Vuit recursos en línia per millorar la comunicació d'AMPAs i associacions

Si sois de esos padres o madres de culos inquietos que a pesar de tener vuestro trabajo, la pareja, los niños, el perro y hacer de taxista para llevar a los niños arriba y abajo a las extraescolares, fiestas de cumpleaños, partidos… aun habéis encontrado un hueco para colaborar con la junta de la asociación deportiva o el Ampa de la escuela, sois de los mios.

Sí, estamos locos. Seguro que os ha pasado por la cabeza como demonios os habéis dejado enredar tanto! Y es que nadie os había contado que de golpe deberiáis hacer de gestores, diseñadores, community managers, comunicadores y editores de vídeo (y seguro que me dejo alguna otra tarea en el tintero).

Y encima en al grupo de whatsapp de la junta no paran de llegar mensajes. Los documentos van arriba y abajo vía e-mail. Y entonces es cuando te plantas y coges el toro por los cuernos para organizarte mejor y hacer todo lo que nunca habías pensado que podrías hacer.

Trello o como gestionar la información en un clic

Pissarra del Trello - Foto: YouMeKids
Pizarra del Trello – Foto: YouMeKids

Trello, un recurso online gratuito, es la solución para organizar toda la documentación, tareas y proyectos en un mismo lugar de una forma visual y sencilla. Es como si tuvieráis la típica pizarra con post-it, pero ahora con opción de crear carpetas por temáticas y compartir todo tipo de documentos con un grupo de personas.

Y no sólo podréis subir las actas, las plantillas de cartas, el calendario de reuniones o presupuestos… sino que todo el mundo que tenga acceso puede comentarlas (ideal para terminar de pulir un acta, por ejemplo). Gracias a su opción de checklist, no tendréis que ir detrás de la gente para recordarles qué tienen que hacer. Trello lo hace por ti. Sólo debes indicar quién debe hacer la tarea y cuando quieres que la entregue. Y Trello se pone una alarma y avisa al interesado 24 horas antes del final del plazo para ayudarle a entregar el trabajo a tiempo.

Lo que más me gusta de Trello es que tiene una app para móviles Android y iOS. Por lo tanto, allí donde voy y tengo un minuto libre para revisar un presupuesto o pulir un texto, puedo hacerlo, ponerme al día y comentar el estado de las cosas con los compañeros. Adiós a las horas perdidas buscando un whatsapp con información o un e-mail con una oferta para una actividad.

Canva y Piktochart o como convertirte en un diseñador en un santiamén

Creació de imatge per a compartir a Instagram amb Canva - Foto: YouMeKids
Tablero de Canva con la creación de una imagen para compartir en Instagram – Foto: YouMeKids

La primera vez que te toca encargarte de diseñar el póster de la fiesta de las familias de la escuela resoplas si no eres diseñador de profesión. Y si además sabes que el 80% de las personas recuerdan lo que ven, mientras que sólo un 20% recordará lo que leen, ya tiemblas en pensar que la asistencia a la fiesta depende de ti, ¿o no?

Por suerte hay dos herramientas online para crear diseños atractivos y muy visuales sin tener que usar el photoshop o el Adobe Indisign: Canva y Piktochart.

Canva es una herramienta de diseño de uso muy intuitiva que permite crear casi todo. Desde pósters, invitaciones a eventos, logotipos, folletos, tarjetas regalo, diplomas, presentaciones o anuncios hasta material para compartir en las redes sociales en formato para publicar en Instagram, Facebook, Twitter o Pintarest.

Al igual que Canva, Piktochart también utiliza el sistema drag-and-drop (arrastrar y deja caer) convirtiendo el uso en una tarea de niños. A diferencia de Canva, Piktochart se centra en proporcionar recursos para crear infografías y presentaciones, aunque también se puede utilizar para crear folletos o pósters. Personalmente prefiero Canva para crear todo el material imprimible y lo que se debe compartir en las redes sociales y Piktochart para cuando tengo que preparar presentaciones para reuniones.

Taulell de Picktochart amb creació de presentació - Foto: YouMeKids
Tablero de Picktochart con la creación de una presentación – Foto: YouMeKids

Lo que hace estas herramientas tan geniales es que ofrecen un montón de plantillas ya predeterminadas para cada ocasión. Si no tenéis mucha idea de combinar colores y formatos de texto, con las plantillas predeterminadas sólo tendréis que reemplazar los contenidos por los propios y ya está. Pero en cuanto le perdáis el miedo, le cogeréis el gusto a remover entre miles de imágenes, fotos, ilustraciones y tipografías para diseñar vuestro material propio sin necesidad de plantillas. Además, tiene la opción de subir logos, imágenes y fotos, así que imaginad las posibilidades que hay!

Canva y Piktochart utilizan un modelo de negocio freemium, ofreciendo una versión gratuita básica (bastante completa) y unas opciones avanzadas de pago. Una vez hecho el diseño, Canva y Piktochart te permiten descargar el archivo en calidad media. La versión gratuita de Canva permite bajar el material sin marca de agua y en formato jpg, png o pdf. En cambio Picktochart incluye marca de agua a folletos e infografías y sólo se puede bajar en png.

Hoostsuite o como gestionar las redes sociales sin perder demasiado tiempo

Taulell de programació de xarxes Hootsuite - Foto: YouMeKids
Tablero de programación de redes Hootsuite – Foto: YouMeKids

Si vuestra tarea en la asociación es mantener las redes sociales vivas, seguro que más de una vez habéis colgado fotos de madrugada, porque era el único momento libre que habíais tenido durante el día. Pero pocos están conectados a esa hora, ¿verdad? Quizás hubiera sido mejor publicarlo por la mañana cuando la gente espera el bus para ir al trabajo, en el horario de la pausa café o después de cenar cuando los niños ya están en la cama. Básicamente en aquellos momentos cuando nuestros seguidores (padres y madres como nosotros) tienen una rato de tranquilidad para mirar el móvil.

Por lo tanto, la clave del community manager es la organización y la programación. Sí, vuestro trabajo es voluntario hecho entre horas, pero no os preocupéis, con Hootsuite es posible. Esta herramienta online en su versión gratuita te permite gestionar hasta tres perfiles de redes sociales desde un mismo lugar y programar hasta 30 publicaciones por adelantado en el horario que te parezca más adecuado dependiendo del tipo de red. Sí, es curioso, pero cada tipo de red tiene su horario ideal. De esta manera con un solo clic puedes maximizar el impacto y la efectividad de tus publicaciones.

Es cierto que puedes integrar Instagram con Facebook y Twitter y así sólo publicar en una red y olvidarte del tema, pero debes tener en cuenta que los usuarios no buscan lo mismo en las diferentes redes.

twitterTwitter es la red social de la inmediatez y la actualidad. Por tanto, sus usuarios buscan mantenerse informados de forma rápida y directa. Aquí podéis enviar mensajes cortos (máximo 280 caracteres) acompañados (a ser posible) de una imagen visualmente atractiva y un enlace donde encontrar más información. Puede servir para anunciar un evento de la asociación, dar a conocer un nuevo servicio, comunicar una promoción o sorteo, compartir resultados de actividades diversas, informar de la actualidad o artículos de interés para las familias …

facebookEn Facebook triunfa el contenido más visual. Las imágenes y vídeos de actividades que habéis organizado o partidos que habéis jugado. Otro tipo de publicaciones que suelen tener éxito son los enlaces a páginas con una breve descripción. Te puede servir para incluir enlaces a vuestra web con las crónicas de fiestas, charlas y talleres así como enlaces a otras webs con propuestas de salidas, artículos de interés para las familias, etc. Y si teneis una página de Facebook (lo más recomendable) podréis crear eventos e invitar socios a participar. Recuerdad que Facebook penaliza las imágenes con mucho texto, así que intentad evitarlas.

instagramEl contenido que se debe compartir en Instagram es muy evidente: imágenes! Aquí podéis explicar en imágenes que hacéis (qué tipo de actividades se organizan, que patrocináis, qué servicios ofrecéis, etc.). No dejéis pasar ninguna fecha importante sin su foto. Y recordad que las frases míticas y cuotas son un buen recurso para mantener activo el perfil si no sabemos qué publicar (eso sí, siempre con una buena foto de fondo!).

WeVideo y Powtoon o cómo editar vídeos de forma rápida y online

WeVideo
Tablero de WeVideo – Foto: YouMeKids

Una imagen vale más que mil palabras. Y en tiempos de redes sociales y plataformas audiovisuales, aún más. Así que si organizáis unas actividades tan vistosas como talleres de cocina o fiestas familiares, porque no hacer un vídeo con una receta de cocina o un resumen de cómo ha ido la fiesta? Y si es una asociación deportiva, seguro que los padres disfrutarán mirando las mejores jugadas de la temporada. Grabar los vídeos no es un problema, pero editarlos ya asusta más.

Y aquí entra una herramienta como WeVideo que permite el montaje de vídeos procedentes del teléfono móvil, el ordenador o ‘la nube‘. Su interfaz basada en el sistema de drag-and-drop (arrastrar y soltar) es realmente fácil de usar y permite crear los vídeos de forma rápida. Además, tiene la opción de editar el mismo vídeo entre varios usuarios facilitando el trabajo en equipo. El resultado se puede compartir en las diferentes redes sociales desde la misma plataforma (aprovechad para crear un perfil en YouTube) o descargar el vídeo para distribuirlo por otras vías. Su versión gratuita ofrece 5 minutos de publicación mensuales.

Si lo que queréis es crear vídeos con animaciones divertidas, opta por PowToon. Aquí podéis elegir de un conjunto de plantillas que pueden ser personalizadas para hacer vídeos de toda clase. La versión básica es gratuita y te permite crear vídeos de hasta 5 minutos con la marca de agua visible.

Lo ideal es crear vídeos con una duración de máximo 2 minutos (aunque confieso que a veces es muy difícil!). Y deberían poder funcionar sin sonido. Si hay una narración, intenad incluir un texto con los puntos clave.

Mailchimp o com enviar boletines en un clic

Preparació d'un butlletí amb Mailchimp . Foto: YouMeKids
Preparación de un boletín con Mailchimp – Foto: YouMeKids

No todo el mundo tiene un perfil en las redes sociales, pero un correo electrónico sí! Así que si queréis llegar a vuestros socios de una manera regular, hacer un boletín trimestral puede ser un buen recurso y MailChimp te puede ayudar a hacerlo.

Esta herramienta nos permite crear boletines (con plantillas predeterminadas) y enviarlos de forma automática y programada a un listado de e-mails. Recordad que ahora con la entrada en vigor de la nueva ley de protección de datos europea hay que disponer de la autorización expresa de los socios para recibir boletines. Si no la tenéis no os preocupéis que MailChimp os ofrece una solución fácil para hacerlo. Y si no teneís los mails, podéis incrustar un formulario de MailChimp vuestro sitio Web. La gracia de MailChimp es que podéis segmentar los datos por grupos y así podréis enviar a cada persona los contenidos que le interesan. En su versión gratuita MailChimp permite enviar campañas a hasta 2000 direcciones de correo o suscriptores y hasta 12000 envíos al mes.

Aunque MailChimp dispone de diferentes plantillas de boletines gratuitas, os recomiendo invertir en una plantilla más profesional. Por unos 25 euros podréis encontrar diferentes modelos muy atractivos a Web4Pro. Evidentemente los tendréis que personalizar con vuestros colores corporativos.

Bueno, con un poco de paciencia veréis como en un santiamén y de forma muy autodidacta podréis convertiros en diseñadores, community mangers, gestores y editores de vídeo a un nivel más que de principiantes 😉

Y si sois culos inquietos y utilizáis otras herramientas, no dudéis en compartirlas, que la formación continua!

Catalán

Sobre Barbara Vastenavond 468 Articles
Historiadora del Arte, gestora cultural y madre de dos niños. Convencida de que cada experiencia que vivimos enriquece nuestra vida. Explorar, tocar, viajar, sentir... es la mejor herencia que les puedo dejar. Creadora de YouMeKids y coautora de la colección de guías “Excursions amb nens des d'una àrea de pícnic” .

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